活動組織者開始策劃時，要對活動全面規劃，可以先列出對場地的要求，參照自己列出的要求尋找場
地。當然，如是果自己所在的單位能夠滿足活動對場地的需求那就最合適不過了。
一般情況下，飯店和會展中心是人們進行活動時優先考慮的場所。飯店和會展中心之間的差別將會影響到策劃者對活動的預算。如果除了活動場地以外還需要客房，那么在飯店舉辦活動可能劃算。因為飯店將從銷售食品、飲料、客房方面獲得收入，它可能會降低活動布置和排練期間所產生的用房租金。同時，在飯店舉辦活動意味著客人們能很容易地步行到會議室，這就省掉了交通費。
如果選在會展中心進行活動，策劃者一定要仔細弄清楚有哪些費用，哪些方面可以協商。飯店和會展中心各有千秋。最主要的是找到最適合舉辦活動的地點，并對應納入預算的所有可能產生的費用都有清楚的了解。
如果客人住的飯店離舉辦活動的會展中心超過了步行所能達到的距離，這樣主辦方就要承擔客人的交通費用了，策劃者要充分的考慮到這一點。在會展中心舉辦活動的話，卸物可能要付勞務費﹔有時還會有最短時間的限制，如三或四小時，或要求支付超費用﹔使用桌子、布簾和桌裙也可能要付費等。